Welke onderhoudsdocumenten moet je bewaren?
Een overzicht van alle documenten die je bij je auto of motor bijhoudt: wat bewaar je, hoe lang en waarom? Met afdrukbare checklist.
Een auto of motor heeft zijn leven lang documenten verzameld: facturen, APK-rapporten, garantiebewijzen, aankoopbon. Veel eigenaren bewaren sommige stukken maar hebben geen overzicht van wat echt belangrijk is. Dat overzicht staat hier.
- Overzicht per documenttype: wat het is en waarom je het bewaart
- Praktisch advies: hoe lang en in welke vorm
- Afdrukbare checklist voor je voertuigdossier
Bewaar alles wat onderhoud, aankoop en identiteit van het voertuig bewijst
Facturen, APK-rapporten, aankoopbon, kentekenbewijs en garantiebewijzen zijn de vijf documentcategorieën die elke eigenaar bijhoudt.
Een volledig voertuigdossier heeft twee functies: het geeft jezelf overzicht en het biedt een koper of specialist bewijs van de staat en geschiedenis van het voertuig. Hoe completer het dossier, hoe sterker de positie bij verkoop of bij een garantieclaim.
Gebruik de afdrukfunctie van je browser om deze checklist op te slaan of af te drukken.
Overzicht: welke documenten bewaar je?
Identiteitsdocumenten van het voertuig
- Kentekenbewijs (deel 1A en 1B) bewaren zolang je het voertuig hebt. Deel 1A heb je altijd bij je in het voertuig. Deel 1B bewaar je veilig thuis. Bij verlies: meld bij de RDW en laat een duplicaat aanmaken.
- Aankoopbon of koopovereenkomst bewaren zolang je het voertuig hebt. Bewijst de aankoopprijs (relevant voor verzekering en verkoop) en de datum waarop het voertuig van eigenaar wisselde.
- Importdocumenten (alleen bij voertuigen uit het buitenland) bewaren: douanedocument, buitenlandse naam- en adreswijziging, certificaat van conformiteit (COC). Relevant bij technische keuring en identiteitscontroles.
Onderhoudshistorie
- Garagefacturen en workshopbonnen bewaren zolang je het voertuig hebt. Elk factuur is bewijs van een beurt: datum, kilometerstand, werkzaamheden en gebruikte onderdelen staan erop vermeld. Bij verkoop is een volledige set facturen het sterkste bewijs van onderhoud.
- Kassabonnen van zelf gekochte onderdelen (olie, filters, remblokken) bewaren als bewijs bij zelf uitgevoerd onderhoud. Combineer met een foto van het werk en een notitie van de kilometerstand.
- Garantiebewijzen van vervangen onderdelen (distributieriem, accu, banden, uitlaat) bewaren voor de duur van de garantieperiode plus een jaar als buffer.
- Serviceboekje (papier) als het voertuig er een heeft, volledig bewaren en meegeven bij verkoop. Officiële dealer- en garagestempels zijn voor veel kopers een vertrouwenssignaal.
Keuringsrapporten
- APK-rapporten bewaren voor de laatste 5 jaar (of langer bij oudere voertuigen). Een reeks APK-rapporten toont de technische staat van het voertuig over de jaren en maakt zichtbaar welke punten ooit zijn afgestemd.
- Taxatierapporten (bij oldtimers, youngtimers of bij schade) bewaren zolang relevant. Een taxatierapport is essentieel voor de juiste verzekeringsdekking en bij schadeclaims.
- Schaderapporten en hersteldocumenten bewaren zolang je het voertuig hebt. Schade die is hersteld maar niet gedocumenteerd, kan bij verkoop tot discussie leiden over de staat van het voertuig.
Verzekering en administratie
- Verzekeringspolissen bewaren voor de duur van de polis plus minimaal 2 jaar daarna (voor mogelijke nakomende claims).
- Schademeldingen en poliswijzigingen bewaren voor minimaal 5 jaar. Relevant bij schadehistoriecontroles door nieuwe verzekeraars.
- Wegenbelastingbewijzen zijn digitaal te controleren via de Belastingdienst en hoeven niet afzonderlijk bewaard te worden.
Papier versus digitaal: wat werkt het beste?
Digitale kopieën zijn net zo bruikbaar als papier, mits ze goed georganiseerd en vindbaar zijn.
Een foto van een factuur, gemaakt met je telefoon en opgeslagen in een cloudmap per voertuig, is voor de meeste doeleinden voldoende. GarageBook biedt een centrale plek om alle documenten per voertuig op te slaan, gekoppeld aan het onderhoudspunt waarbij ze horen. Dat maakt ze direct overdraagbaar bij verkoop.
Papieren originelen bewaren is zinvol voor het serviceboekje (voor dealers en kopers die dit waarderen), het kentekenbewijs en aankoopovereenkomst. Al het overige is als digitale kopie net zo geldig.
Lees meer over hoe je een complete onderhoudshistorie opbouwt en welke rol bewijs daarin speelt. Of bekijk de onderhoudshistorie checklist voor een beoordeling van je eigen dossier.
Meer resources en hulpmiddelen
Bekijk ook de onderhoudschecklist auto, de checklist voor verkoop, de onderhoudshistorie checklist en de informatie over het digitaal onderhoudsboekje. Terug naar alle resources.
Veelgestelde vragen over voertuigdocumenten
Hoe lang moet je garagefacturen bewaren?
Er is geen wettelijke bewaarplicht voor particulieren voor garagefacturen. Praktisch gezien is het slim om facturen te bewaren zolang je het voertuig bezit, plus enkele jaren daarna als garantie- of belastingdocument. Wie zijn voertuig verkoopt, profiteert van een complete set facturen die de onderhoudshistorie onderbouwen.
Moet je een APK-rapport bewaren?
Je bent niet verplicht APK-rapporten te bewaren, maar het is verstandig. Een APK-rapport toont aan dat het voertuig op een bepaald moment voldeed aan wettelijke veiligheidseisen. Bij verkoop geeft een reeks APK-rapporten een koper een geloofwaardig beeld van de technische staat over de jaren.
Wat doe je als je een factuur kwijt bent?
Vraag een kopie op bij de garage of dealer. Veel garages bewaren facturen digitaal voor meerdere jaren. Als dat niet lukt, voer je de beurt alsnog in je onderhoudsregistratie in zonder bewijs, met de notitie dat het bewijs ontbreekt. Transparantie over ontbrekend bewijs is beter dan de beurt weglaten.
Is een digitale kopie van een factuur rechtsgeldig?
In Nederland is een digitale kopie van een factuur in de meeste situaties rechtsgeldig als bewijs. Voor garantieclaims eisen sommige fabrikanten of dealers een originele papieren factuur; controleer dit per situatie. Voor de onderhoudshistorie van een voertuig is een duidelijke foto of scan voldoende.
Alle documenten per voertuig op één plek
GarageBook laat je facturen, foto's en bewijsstukken koppelen aan elk onderhoudspunt. Gratis, in het Nederlands.
Start gratis met GarageBook